Comment bien accueillir les bénévoles "techniques" de la MLA?

[Blsd]

Bonjour !

Je me questionnais sur quelle est, selon vous, la meilleure manière d’accueillir des bénévoles au profil technique au sein de l’association ?

Vous n’êtes pas sans savoir (ou peut-être que si mais maintenant vous le savez) que nous avons lancé un appel à bénévoles techniques et on commence à avoir quelques réponses.

Pour l’instant, on les dirige vers ce forum, mais je m’interroge sur les conditions d’un bon accueil…

Comment aimeriez-vous être accueilli dans l’association ?
De quelles informations auriez-vous besoin avant de vous lancer ?
Comment aimeriez-vous obtenir ces informations ? Via le forum ? D’abord de vive-voix ? Avec une plaquette ou un livret d’accueil ?

Je suis vraiment curieuse de vos retours sur ce point car ça me semble essentiel que les personnes qui ont la gentillesse de se proposer pour nous aider bénévolement soient bien accueillies

[loic]

@Blsd

Pour l’instant, on les dirige vers ce forum, mais je m’interroge sur les conditions d’un bon accueil…

Pour être exact le message envoyé a toujours plus ou moins la même structure à savoir:

• merci merci (parce que bon, c’est pas comme si les bénévoles se bouscoulaient au portillon donc ça mérite vraiment un merci juste pour avoir eu la générosité de répondre “oui”)
• demander si la personne est ok pour continuer la discussion sur un forum. Ce qui veut dire que si la personne ne se sent pas à l’aise avec l’idée, elle a le choix de le dire, même à mots couverts (par exemple: “j’aimerais en savoir plus ou des choses du genre”)
• il n’y a pas de lien vers le forum, son existence est évoquée. Parce qu’un lien direct serait une convocation sans appel

En tant que bénévole potentiel ce qui compte avant tout pour moi c’est d’avoir un retour rapide et des échanges immédiats. Si j’attends 48h pour avoir une réponse je sais d’avance que ça augure d’échanges de travail à cette cadence et si j’ai devant moi quelques jours seulement, c’est trop lent. Ce qui compte aussi c’est une certaine absence de formalisme chaleureux, l’amorce d’un dialogue plus qu’autre chose. Je sais que le contenu exact de mon travail ne sera véritablement déterminé qu’après plusieurs échanges. Pour que les compétences que j’ai à offrir soient bien comprises. Et que je parvienne à saisir le fond du problème, qui est rarement exprimé avec toute la clarté nécessaire.

Après j’entends à demi mot que tu trouves que ce genre d’accueil est un peu sec, voir décourageant. Il est bien possible que le geek bourru en moi y soit aveugle . Je te propose de remettre le sujet sur la table si et quand une personne a qui une réponse de cette nature est faite ne donne pas suite.

Il y a deux autres raisons qui motivent une réponse chaleureuse mais courte:

• un·e bénévole technique reconnaît immédiatement un courriel préparé à l’avance (être geek c’est savoir identifier des patterns )
• l’effort fourni doit être plus ou moins symétrique: si une personne se fend d’un courriel pour candidater qui fait trois pages, il est simplement poli d’y consacrer un temps équivalent. Si une personne y a consacré une ou deux minutes, on peut espérer qu’elle ne sera pas choquée d’une réponse qui a demandé un temps d’attention équivalent. De façon générale il est bon, dans une relation de travail bénévole, que le travail des un·es n’excède pas le travail des autres.

A++

[Blsd]

@loic

Après j’entends à demi mot que tu trouves que ce genre d’accueil est un peu sec, voir décourageant.

Pas nécessairement. Ca part d’une vraie interrogation.
Jusqu’à présent, cet accueil n’a pas montré de défaut particulier, et je suis tout à fait d’accord avec l’ensemble des points que tu avances.

J’ai du mal à l’appliquer à d’autres types de bénévolat (mais peut-être tout simplement parce qu’un tel forum n’existe pas pour d’autres formes de bénévolat - et que ce serait d’ailleurs à penser)

@loic

Je te propose de remettre le sujet sur la table si et quand une personne a qui une réponse de cette nature est faite ne donne pas suite.

Oui tout à fait, je pense que c’est une très bonne manière de faire.

Après l’idée de ce sujet était aussi d’avoir des retours de bénévoles sur l’accueil qu’ils aimeraient avoir tout comme on a discuté ici des bonnes conditions pour un bénévolat agréable, là des modalités de recrutement les plus appropriées, et comme nous pourrions envisager ici des idées pour valoriser ces bénévolats.

Donc tout avis reste bon à prendre indépendamment des expérimentations concrètes qui ont lieu à côté

[loic]

@Blsd

J’ai du mal à l’appliquer à d’autres types de bénévolat (mais peut-être tout simplement parce qu’un tel forum n’existe pas pour d’autres formes de bénévolat - et que ce serait d’ailleurs à penser)

Je n’ai aucune idée de la façon dont cette approche peut s’appliquer hors contexte bénévolat technique. Et encore … seulement dans le cas ou une personne approche un projet ou une organisation en offrant son aide. Dans le cas inverse (je pense en particulier à OpenCraft) c’est à dire que la contribution bénévole est sollicitée au lieu d’être spontanée, j’aurais tendance à privilégier une approche très différente.

@Blsd

Après l’idée de ce sujet était aussi d’avoir des retours de bénévoles sur l’accueil qu’ils aimeraient avoir…

Excellente idée. Peut-etre que @pilou (mais c’est triché parce que je le connais depuis longtemps), ou bien @arthurhavlicek @nqb @justinem qui en ont récemment fait l’expérience voudraient dire les points forts (i.e. plutôt dans le positif) et les points de vigilance (i.e. plutôt dans le négatif) dont ils se souviennent ?

[loic]

@loic

Je te propose de remettre le sujet sur la table si et quand une personne a qui une réponse de cette nature est faite ne donne pas suite.

@Blsd deux personnes (une via je m’engage et l’autre via benevoles@) n’ont pas du tout donné suite à ma réponse initiale (invitation à aller sur le forum). Je vais donc tenter ton approche Ca m’aiderait si tu pouvais faire un premier brouillon ici, d’une réponse qui te semblerait chaleureuse et informative. Qu’en dis-tu ?

[Blsd]

Hello,

Je ne suis pas certaine que ce ne soit que pour cette raison mais pourquoi ne pas tenter en effet

Pour ma part, j’aurais répondu quelque chose dans ce style (tu noteras que le style ne change pas tellement du tien, c’est simplement la proposition formulée dans le fond qui change) :

Bonjour XXX,

Merci pour ton message, ton aide nous sera très précieuse !

Aurais-tu un moment pour que nous nous appelions dans les jours qui viennent ?

Les besoins techniques de la Maison des Lanceurs d’Alerte sont nombreux et ce sera certainement plus simple d’en discuter de vive voix pour voir ce qui peut t’intéresser. Par ailleurs, ça me permettra de te présenter l’association et de répondre à tes questions.

Je peux d’ores et déjà te dire que nous travaillons beaucoup sur ce forum https://forum.enough.community/c/support/mla/17 où sont exposés la plupart des problèmes sur lesquels les bénévoles sont sollicités. Tu verras qu’il reste des questions en suspens : tu peux sans souci te saisir de l’une d’elle ou bien contribuer à celles qui sont déjà en discussion (car pas toujours résolues pour autant !)
Je pourrai revenir sur tout ça lors de notre échange si cela te convient.

N’hésite pas à me dire quand tu es disponible.

Très bonne journée,

[loic]

@Blsd ces derniers jours j’ai envoyé trois courriels de cette forme, dont deux sont restés sans réponse. Par contre une personne a répondu et nous venons d’avoir une conversation des plus intéressantes. Comme elle a lu ce fil de discussion (transparence, formidable) je l’invite d’ailleurs a donner ses impressions à la première personne

[loic]

Pour archive j’ai envoyé quatre réponses de cette forme il y a deux jours. Trois personnes ont répondu dans les 24h et nous avons des rendez-vous téléphoniques lundi 9 novembre et mardi 10 novembre. J’ai prévu d’envoyer un autre message le 13 novembre à la quatrième personne, pour le cas ou la réponse soit tombée dans son spam.

Une cinquième personne a répondu hier, en posant des questions. J’ai donc fait une réponse différente en répondant à ses questions, au moins partiellement. En plus je crois me souvenir de l’avoir rencontré.

[loic]

Lors d’une discussion aujourd’hui il a été justement remarqué que le forum contient peut de messages qui sont en phase avec la description de la mission de bénévolat. C’est à dire beaucoup de support utilisateur et peut d’administration système. Je vais donc modifier le message de réponse pour être donner une indication de ou trouver les aspects les plus techniques.

Bonjour XXX,

Merci pour ton message, ton aide nous sera très précieuse !

Aurais-tu un moment pour que nous nous appelions dans les jours qui viennent ?

Les besoins techniques de la Maison des Lanceurs d’Alerte sont nombreux et ce sera certainement plus simple d’en discuter de vive voix pour voir ce qui peut t’intéresser. Par ailleurs, ça me permettra de te présenter l’association et de répondre à tes questions.

Je peux d’ores et déjà te dire que nous travaillons avec une infrastructure documentée ici https://enough-community.readthedocs.io/ et nous discutons sur le forum https://forum.enough.community/c/support/mla/17 des problèmes utilisateurs. Tu verras qu’il reste des questions en suspens : tu peux sans souci te saisir de l’une d’elle ou bien contribuer à celles qui sont déjà en discussion (car pas toujours résolues pour autant !). Et du coté “infrastructure as code” il y a une liste non exhaustive de sujets ici https://lab.enough.community/main/infrastructure/-/issues.

Je pourrai revenir sur tout ça lors de notre échange si cela te convient.

N’hésite pas à me dire quand tu es disponible.

Très bonne journée,

[Blsd]

C’est super.

Ton message m’a aussi fait penser à quelque chose : est-ce que les sujets que j’ai créé pour montrer des missions bénévoles qu’il serait possible de prendre en charge de zéro ne gagneraient pas à être signalées comme telles ?
Et si oui comment le faire ? (un label dans le nom du sujet ?)

Je parle par exemple de Mastodon, du @font-face, de l’automatisation de la NL ou de la traduction du site.

[loic]

Il est possible de voir tout les sujets “non résolus” et du coup ils ne sont plus perdus dans la masse. Mais le problème ne se pose pas trop actuellement parce qu’il n’y a aucun profil bénévole qui, me semble-t-il, soit attiré par ces travaux. J’ai bon espoir sur les personnes avec qui nous avons rendez-vous demain matin.

[loic]

En conclusion je vais continuer à envoyer le courriel proposé par @Blsd. Ce n’est pas très clair que les personnes y réponde plus volontiers car deux personnes n’y ont pas répondu du tout alors qu’il a été envoyé moins de 24h après qu’elles aient proposée leur aide suite à l’appel. Mais c’est clair que j’ai eu plaisir à discuter de vive voix avec les personnes qui ont répondu. C’est plus chronophage mais plus chaleureux.