Mettre en place de bonnes conditions pour le bénévolat @ MLA

Durée 2h sur https://conf.mlalerte.ovh/PositiveCompetitorsRecallQuickly

Bonjour,

Il ressort de la réunion d’aujourd’hui qu’une pré-condition à solliciter les bénévoles est de s’assurer qu’ils trouveront un environnement motivant à la MLA. Trois bénévoles se sont exprimés à ce sujet et ils sont motivés lorsque:

  • l’association discute, décide et agit de façon transparente
  • les personnes à qui elles apportent leur aide sont disponibles
  • leur action est valorisée
  • leur action est utile (à une personne ou à la société)
  • ils ou elles ont un pouvoir de décision
  • l’association fournit les moyens d’agir
  • ils ou elles disposent d’une certaine autonomie
  • l’association respecte leurs affinités et leur disponibilité

Durant cette réunion il est proposé d’évaluer à quel point la MLA est actuellement en mesure de répondre à ces motivations. Et le cas échéant quels sont les axes d’amélioration envisageables.

Afin de préparer la réunion, les permanent et bénévoles de la MLA sont invités à y réfléchir dans le domaine qui est le leur (accompagnement social ou juridique ou technique, plaidoyer) et a rendre compte le leurs observations dans ce fil de discussion. Cela servira de base en vue de déterminer les actions concrètes à mener.

A++

Update 31/07: Un nouveau contributeur technique s’est exprimé sur ce qui le motive. Il mentionne un aspect nouveau et qui ne pose pas question pour la MLA: que ses contributions soient logiciel libre. Par ailleurs il mentionne deux fois le fait de travailler en public, ce qui s’assimile de mon point de vue à l’idée d’agir de façon transparente

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La technique étant mon domaine, je m’y colle :slight_smile:

Du coté positif, tout l’outillage de la MLA étant logiciel libre, la transparence est totale. Mais … l’architecture du système d’information de la MLA et les détails de la façon dont il est sécurisé restent en partie cachées. Pour être plus concret le système d’information est basé sur Enough à 99% mais il y a 1% qui ne l’est pas, de façon à rendre la tache plus difficile à un adversaire éventuel.

Il est pratiquement impossible d’aller plus loin dans la transparence sans mettre en péril les données personnelles des lanceurs d’alerte et/ou l’intégrité du système d’information.

Pour les six prochains mois je remplis le rôle de la personne disponible au nom de la MLA. Mais cela ne pourra plus être le cas à partir du 1er janvier 2021. @Blsd a aimablement proposé de prendre le relais. Concrètement cela signifie que durant les six prochains mois il faut s’assurer que des bénévoles techniques capables, par exemple, de donner un coup de main sur une tache ponctuelle telle que l’intégration CSS/HTML (petit signe de la main :wave: à @arthurhavlicek) puisse:

  • Piocher dans une liste de taches à faire (qui est actuellement uniquement disponible en interne à la MLA mais qui a débuté son externalisation dans la catégorie support MLA de ce forum depuis deux semaines environ)
  • Compter sur une référente non technique faisant partie de la MLA pour répondre à ses éventuelles questions et demandes de précision

Il faut compter de plus qu’il y a un certain nombre de taches qui demandent de l’attention et un accès au système d’information. Il faut donc aussi qu’au moins un·e bénévole en plus de moi dispose de ces accès et ait un jugement assez sur pour les partager avec au moins quelqu’un d’autre @fpoulain a accepté d’être mon secours en cas d’extrême urgence (car il n’est pas disponible en général). Je pense que @pilou ferait aussi un excellent candidat mais comme nous n’avons encore jamais discuté de l’idée… ça reste a voir. Je les cite surtout pour donner des exemples de profils qui, à mon avis, pourraient convenir.

Pour résumer, assurer que les bénévoles techniques soient bien accueillit est un gros chantier et ça va beaucoup m’occuper dans les mois à venir.

Je veille à cela actuellement bien que je sois bénévole moi même, ce qui n’est pas une situation idéale. Pour y remédier @Blsd a proposé de prendre cela en charge. C’est assez difficile à faire parce qu’une bonne équipe technique a vocation à se faire oublier. Il faut donc mettre des rappels dans son agenda pour aller observer les soutiers qui sont à fond de cale quand les machines ronronnent. Si on oublie de le faire, ils et elles se démotivent, du coup les choses tombent en panne. C’est alors qu’on se souvient d’eux et qu’on leur parle … cercle vicieux qui récompense finalement le travail mal fait par un contact humain chaleureux: c’est exactement ce qu’on veut éviter.

Au niveau individuel c’est facile: il suffit d’utiliser ce que font les bénévoles. Ou alors de leur dire franchement que ça ne le fait pas du tout. Le pire c’est de remercier très chaleureusement les bénévoles et de mettre leur travail à la poubelle, par inaction. Pour prendre un exemple positif, lorsque j’ai mis en place un poste de travail à distance, Juliette a fait des efforts méritoires pour l’utiliser. J’y avais passé des heures et des heures, j’aurais été assez dépité qu’elle ne fasse pas l’effort de l’essayer. Elle a fait mieux que ça: elle a continué a l’utiliser pendant quelques semaines malgré un grand inconfort. Sans qu’elle ait eu besoin d’articuler le problème, j’ai compris que c’était un cul de sac et on a abandonné l’idée. Mon travail n’aura donc servit a rien d’autre que vérifier que c’était une mauvaise idée mais je me suis sentit utile malgré tout parce que Juliette a tenté d’utiliser mon travail. Ca m’a donné de l’énergie pour continuer. Si elle avait tourné casaque immédiatement et reculé trop vite devant le problème, cela m’aurait démotivé et je n’aurais pas produit la même quantité de travail par la suite.

Un contre exemple actuel sont les MOOCs techniques sur lesquels j’ai passé beaucoup de temps ces dernières semaines et qui restent aujourd’hui globalement ignorés. C’est un problème parce qu’on ne m’a pas dit que c’était inutile mais on ne les a pas non plus utilisés durant les périodes de formation auxquelles ils sont destinés. Alors j’ai été voir les uns et les autres, j’ai fait un peu de retape pour montrer qu’ils peuvent servir, etc. Mais il faut pour cela une motivation qu’il est difficile d’attendre de tout bénévole.

L’utilité sociale est plus distante. En quoi mon action technique à la MLA contribue à améliorer la façon dont les alertes changent la société ? C’est flou et je suppose que chacun a sa définition. De mon coté ça repose en partie sur la confiance que j’ai dans la MLA en tant qu’organisation d’atteindre sa mission. Ca boucle en grande partie sur la transparence qui me permet de juger par moi même si c’est le cas ou non. Et sur le travail de communication qui me permet de survoler aisément son action. Depuis quelques mois, grâce à l’action de @Blsd, il devient de plus en plus facile de comprendre ce que fait la MLA. J’espère qu’en 2021la transparence de la MLA permettra aux bénévoles techniques de mieux mesurer leur impact sociétal. Parce qu’il n’y a rien de pire (c’est du vécu) de donner le meilleur de soi même pour s’apercevoir ensuite que c’était dans une organisation tellement dysfonctionnelle que ça revenait à pisser dans un violon :slight_smile:

De ce coté c’est idéal: Enough est horizontale donc le pouvoir est à tout le monde. Après il y a des personnes qui ont accès aux serveurs et aux locaux de la MLA et pas d’autre. C’est elles qui vont avoir le pouvoir de décision sur les mesures de sécurité et ce domaine restera hors du bénévolat. Je pense que c’est facile a expliquer et à accepter sans démotiver qui que ce soit.

Dans le cas du numérique c’est facile: il suffit d’avoir sa propre machine. Après il y a les services qui permettent de travailler. En interne à la MLA il y a ce qu’il faut, mais c’est un contexte de travail qui est nécessairement fermé aux bénévoles parce qu’il contient des données confidentielles.

Il est bien sur possible d’utiliser les services de Enough comme on le fait maintenant puisque la MLA rentre dans le champ des organisations que le projet soutient. Je suis de mon coté favorable a ce que ce soit le cas. Mais comme il s’agit d’une communauté horizontale, c’est en fait à chacun de faire ce choix, ou d’aller ailleurs. Pour éviter d’entériner l’utilisation de l’infrastructure Enough coté MLA, j’ai évité de faire plus que d’utiliser le forum. Et un peu GitLab. Et un peu Weblate. Mais du bout des doigts :raised_hand_with_fingers_splayed:

Pour élargir les horizons des services possibles, j’ai aussi été en direction des CHATONS qui ont des objectifs similaires à Enough, même s’ils ne sont pas dédiés à l’alerte. Avec cela je pense qu’on dispose de tout les moyens d’agir pour les bénévoles techniques, avec une résilience qui dépasse celle du projet Enough qui repose sur une poignée de personnes.

De ce coté je n’ai que du positif avec la MLA: rien à améliorer. Pour être concret, voici deux bonnes expériences. affinité: lorsqu’il a été question d’ajouter un widget twitter sur les pages de https://mlalerte.org mon aide a été sollicitée. J’ai décliné au motif que cela installait des trackeurs et que c’était contraire à mon éthique. Ma décision a été respectée et on ne m’en a pas fait le reproche. Par la suite il n’y a pas non plus eu de défiance à mon égard et je n’ai pas sentit un changement d’attitude parce que c’était la première manifestation d’un refus de contribuer techniquement. disponibilité: courant juin j’ai subitement éprouvé le besoin de faire un break et je suis partit durant une semaine. On ne m’en a pas fait le reproche, on ne m’a pas submergé de questions à mon retour: j’étais bénévole et donc volatile par définition.

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Ce critère ne me semble pas rempli actuellement pour une bonne partie de l’activité, si l’on réfléchit plus largement que le volet technique.
On se confronte ici à une question majeure car certaines activités doivent rester confidentielles pour protéger les personnes accompagnées, d’autres ont intérêt à l’être pour protéger la MLA d’attaques d’éventuels ennemis.
A mon sens, ça ne doit pas forcément être un prérequis mais un chantier sur lequel travailler avec les bénévoles : voir ce qui est publicisable ou non ensemble, dans un dialogue qui prend ces contraintes en considération. Il me semble en général assez facile d’expliquer pourquoi ce qui n’ets pas public ne l’est pas.
Avec l’aide de bénévoles techniques, il faudrait aussi réfléchir aux bons outils pour rendre publics les éhcanges qui peuvent l’être. A savoir que cela multiplierait les supports de communication pour l’équipe permanente mais ça me semble être un mal nécessaire.

Cela me semble être une question de dialogue entre les bénévoles et les permanents pour trouver la bonne temporalité et tenir compte des contraintes des uns et des autres (par exemple, si je ne veux pas travailler le week-end et que le bénévole qui est prêt à m’aider n’est disponible que le week-end, on peut au choix :

  • s’accorder sur le fait que nos échanges vont se faire en décalé et que ça prendra un peu plus de temps
  • s’accorder sur un créneau commun : par exemple, je déroge à mon volonté de ne pas travailler le week-end en bloquant mes samedis matins. En contrepartie, cela contraint le bénévole à travailler le samedi matin mais ça reste compatible avec ses contraintes à lui.)

En termes de temporalité, il faut aussi savoir dire quand ce n’est pas le bon moment de gérer tel ou tel problème parce qu’il y a une urgence ou une autre priorité à ce moment-là et s’accorder sur un planning partagé qui permet de s’organiser.
Il faut peut-être parfois envisager que l’incompatibilité de temporalité ne permet pas une contribution bénévole précise.

Les précisions de @loicmla sur les difficultés en la matière pour les bénévoles techniques sont intéressantes. Une fois qu’on en a conscience, on peut imaginer des moyens de s’en prémunir avec des rappels. Pour l’instant, je pense qu’il n’y a que Loïc qui le fait au sein de la MLA.
Je pense aussi qu’on peut imaginer des moyens de valorisation “globale”, c’est à dire des moyens de valoriser l’action des bénévoles dans leur ensemble en les invitant à des événements, en publiant des portraits régulièrement, en leur dédiant une newsletter… Pour le moment, rien de tout cela n’est fait ni préparé.

Ce point est difficile. Il est difficile de dire à un bénévole très motivé par un sujet ou très convaincu d’une idée que son action va être inutile. Parfois on ne s’en rend compte qu’a posteriori et l’énergie dépensée est déjà tellement conséquente que c’est difficile d’admettre son inutilité.
Parfois, on est tenté de le laisser faire “pour voir”, parce si ça se trouve, c’est effectivement lui qui a raison et ça va être très utile à terme, contrairement à ce qu’on pensait a priori.

J’ai tendance à penser que lorsque la contribution répond à une demande précise, les chances qu’elle soit utile est assez élevée.
Mais cela laisse peu de place aux initiatives propres de certains bénévoles. C’est très dommage et peut contrevenir à d’autres motivations.

Là encore, j’ai tendance à penser que beaucoup de choses se jouent dans la manière dont s’organise le dialogue entre bénévoles et permanents.

Sur le volet technique, je ne pense pas que ce soit un souci au sein de la MLA : peu de personnes ont les compétences nécessaires et nous avons plutôt tendance à faire confiance aux personnes qui “s’y connaissent”.
Peut-être que le problème se poserait davantage, toutefois, si plus de bénévoles étaient impliqués sur les activités techniques car il pourrait y avoir des avis contradictoires. Il faudrait alors que ce groupe organise la prise de décision en son sein.

Sur les autres volets, ça peut être plus problématique : l’équipe permanente a une très grande marge de manoeuvre mais elle n’a pas non plus toujours en main toutes les décisions et s’en réfère régulièrement au Bureau et au Conseil d’administration.
Il se pourrait qu’une décision d’un bénévole aille à l’encontre ou ne soit pas validé par les administrateurs et que, dans ce cas, un conflit ait lieu et soit démotivant.

La marge de manoeuvre actuelle, dans les faits, de l’équipe permanente me laisse penser que ce risque est assez faible, d’autant plus si (j’y reviens encore) un dialogue sain s’instaure et que le peu de désaccord qu’il pourrait y avoir est anticipé.
Un exemple : lorsque les psychologues bénévoles ont proposé l’organisation d’un atelier collectif d’échange entre lanceur d’alerte, cela a été travaillé avec une permanente (en termes de modalités, de budget…) pour prendre en compte les contraintes de la MLA et le format proposé in fine ne posait aucun problème. De fait, il a été validé par le CA sans aucune discussion autre que de simples questions de curiosité.

Je pense que ce critère est actuellement rempli.
Lorsqu’un bénévole demande du matériel, l’équipe fait en sorte qu’il l’obtienne.
Je pense à @loicmla qui a signalé plusieurs fois qu’utiliser son matériel personnel n’était pas souhaitable et à qui nous avons répondu positivement pour acheter du matériel “MLA” dédié, correspondant aux critères qu’il donnait (du matériel qu’il a même choisi lui-même à vrai dire !)

Ce point est difficile a diagnostiquer en l’état. Cela se fait au cas par cas. J’ai le sentiment que les bénévoles actuelle ont une certaine autonomie, même si on élargit au delà du volet technique. Ils peuvent proposer des choses, avancer comme ils l’entendent… Après cela se fait dans un dialogue avec l’équipe permanente, le CA… qui me laisse entrevoir des cas où l’autonomie pourrait être moindre mais à l’heure actuelle, il ne me semble pas qu’un tel cas se soit déjà présenté.

Je pense que ce critère est bien respecté pour le moment. Les exemples de @loicmla vont dans ce sens.

Quelques commentaires complémentaires ci-dessous. Il apparaît clairement pour moi qu’il reste trois axes d’amélioration avant d’envisager l’accueil de bénévoles (pas seulement techniques) dans des conditions susceptibles de les motiver:

  • La transparence (pas 100% de transparence mais significativement plus)
  • La valorisation (plutôt un retour concret sur l’impact qu’un merci)
  • La disponibilité (pas à la seconde mais à la semaine, modulo une poignée d’urgences par an)

A défaut de quoi les efforts de recrutement et d’intégration des bénévoles sont en grande partie vain parce qu’ils et elles s’éloignent trop vite.

100% d’accord. Être disponible ne signifie pas être réactif dans la seconde. En tant que bénévole un délai d’une semaine me semble tout a fait normal. Ne plus répondre pendant plusieurs semaines sans donner de nouvelles et oublier le sujet, ça fait fuir les bénévoles assez rapidement. Et des réponses qui sont des excuses pour une absence de réponse sont équivalentes à une absence de réponse :wink:

La gestion des urgences est un sujet délicat. On connaît tous quantité de personnes qui sont totalement débordées chroniquement, qui sont en permanence sous l’eau, débordées. Quand les bénévoles entendent le mot “urgence” il leur est pratiquement impossible de savoir si c’est une véritable urgence ou bien un état chronique. Plus l’association est transparente plus c’est facile a évaluer de l’extérieur. En tout cas l’argument de l’urgence, s’il est utile, ne peut être utilisé qu’avec parcimonie. De mon coté si une personne invoque l’urgence plus d’une ou deux fois par an, je vais aller voir ailleurs pour être dans un contexte ou les urgences sont moins fréquentes. De ce que je sais de la MLA cela ne devrait pas être un soucis.

Et via la transparence. Moins l’association est transparente plus les permanents doivent faire des efforts pour convaincre les bénévoles que leur action est utile. Dans un cadre idéal de transparence totale, les bénévoles voient comment leur action est utile sans que les permanents soit obligés d’engager un dialogue.

Note qu’il ne s’agit pas d’avoir le pouvoir de tout décider mais d’avoir un pouvoir de décision. Une fois délimité les domaines ou les bénévoles ont un pouvoir de décision, il leur est possible de juger si c’est motivant ou non. Pour être légèrement moins vague:

  • Un collectif comme Enough donne 100% du pouvoir à tout ses membres
  • Le budget participatif des collectivités donne le pouvoir aux citoyens sur une fraction du budget et seul les plus naïf y voient autre chose qu’une masquarade

L’idée est d’être entre les deux.

Je m’étais trompée, je voulais dire “rempli” et non “requis”. J’ai modifié le message initial.

Oui tout à fait !

Oui c’est bien de le préciser.
Il faut aussi préciser, du coup, que, pour des raisons diverses, le pouvoir de décision peut être différent en fonction des sujets / domaines.
Un bénévole peut alors aller là où la marge de manoeuvre est plus grande si cela lui convient mieux.
On peut aussi partir des raisons qui justifient un pouvoir de décision moindre pour réfléchir à comment l’élargir, un des problèmes étant souvent la confiance, et ce problème me semblant surmontable.

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La réunion doit être reportée, il faut trouver une nouvelle date. De mon coté je n’ai pas d’engagements dans les semaines qui viennent, sauf le mardi en journée.